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忙しいときも、暇なときも、アポイントの時間は指定する

更新日:

こんにちは、ライターの高橋かずえです。駆け抜けた2月、ご支援していた採用プレゼンツールが2月末納品ということもあり、なんやかんやとバタバタしていました。一転して、今週は原稿を書いて書いて書きまくる週としています。(まだ目標の半分くらいの達成率・・・)

さて、今回はフリーランス向けの仕事術の記事になります。

私が心がけている仕事術を一つ。

「忙しいときも、暇なときも、アポの時間は指定する」があります。

フリーで仕事をしていると、スケジュール管理が肝心です。効率の良いアポの入れ方をしないと、ライターの場合は「調べる時間」、「考える時間」や「書く時間」が捻出できませんよね。なので、私は必然的にアポイントや取材は詰め込んで調整し、週に丸2日は「PCに向かう日」を決めるようにしています。

では私のアポイント調整法を書きますね。

忙しいときのアポイント調整法

予定の調整をするときは、候補日は3日以内までの提出として返答期限を設けることを忘れないようにしています。メールの場合も電話の場合も、第一希望、第二希望、第三希望の提示をします。候補日をたくさん出し過ぎると、スケジュール調整期間中に他の仕事の依頼があっても返答できないという落とし穴が待っているので要注意です。(フリーの人は“あるある”なのでは?)

お相手にとっても、たくさん候補日があっても選びにくいものです。希望日の順番を示すことは選びやすくなるという意味でも有効。私は希望を伝えてできるだけ1日2アポの調整ができるように工夫してます。

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↑実際にこういう文面でやりとりしています。メールの文面だと高圧的になりかねないので、柔らかな文面を心がけています。「上記の候補でいかがでしょうか?」など、質問するように聞くことが多いです。

暇なときのアポイント調整法

おかげさまで最近は「暇だーーーー(泣)」ということはないのですが、暇なときも忙しいときと同じように時間の指定は必要だと思います。

これは営業職をしていたときに教えてもらったのですが「暇なときこそ忙しそうに見せることが大切」とのことです。

「いつでもいいですよ~という返事こそ暇の象徴です。「暇そうだから融通が利くかもしれない」と、一度決まったアポがずれることも考えられます。お相手にも「忙しい人」という印象を持ってもらうためにも時間は指定するのが良いとのことですよ。

最後に

少し偉そうに書きましたが、まだまだうまく行かないときもあります(笑)。それでも確実に言えることは、時間は有限だしタイムマネージメントが上達しないと仕事の生産性やクオリティが上がりません。書くスピードが速くなれば良いのですが、なかなかそういう訳にはいかないですよね…。なのでアポは詰め込んで、移動時間の時短からトライしてみてはいかがでしょうか。そうすることで、PCに向かう時間は増え、原稿を書く時間はもとより推敲する時間も増えるのだと思います。

・候補日は3日以内までの提出として返答期限を設ける

第一希望、第二希望、第三希望の提示をする

やってみてくださいね!

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高橋 かずえ

高橋 かずえ

ライター・ディレクターはぐくむコンテンツ
ライター/ディレクター(2005年~)。インタビュー記事・インタビュー動画を中心にマーケティング支援・PR支援・採用支援の企業向けコンテンツ制作をしています。家族は夫とかわいい子ども3人。ピアノ・音楽全般が好き。 お仕事のご相談・ご依頼はお気軽にお問い合わせください。 info(at)hug-kumu.com  ※(at) を@に直してご連絡ください。 

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